Hallo Sahabat Latis Education!

Surat resmi adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan untuk komunikasi resmi atau bisnis antara individu, organisasi, atau lembaga. Surat resmi memiliki ciri-ciri khusus yang membedakannya dari surat pribadi atau informal. Surat resmi terdiri dari kepala surat, tanggal, Alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, paragraf dan poin, penutup, dan juga tanda tangan. 

Surat resmi digunakan dalam berbagai konteks, seperti komunikasi bisnis, pemerintahan, lembaga pendidikan, dan lain sebagainya. Tujuan utama surat resmi adalah untuk menyampaikan pesan dengan jelas, formal, dan resmi, sehingga penting untuk mematuhi etika dan aturan penulisan surat resmi agar pesan disampaikan dengan baik dan profesional.

baca juga : bimbel snbt

Pengertian Surat Resmi

Sumber : Freepik

Surat resmi adalah sebuah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam konteks formal dan resmi antara individu, organisasi, atau lembaga yang berbeda. Ia berfungsi sebagai alat utama untuk menyampaikan pesan atau informasi yang memerlukan dokumentasi resmi. Surat resmi memiliki ciri-ciri khusus yang membedakannya dari surat pribadi atau informal, seperti format tetap yang mencakup kepala surat dengan informasi pengirim dan penerima, tanggal, serta struktur yang teratur. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi juga bersifat formal dan sopan, mencerminkan tingkat profesionalisme yang harus dijaga dalam konteks komunikasi formal.

Surat resmi memiliki peran penting dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam dunia bisnis, pemerintahan, lembaga pendidikan, dan sektor-sektor lainnya. Dalam bisnis, surat resmi digunakan untuk berbagai tujuan, seperti menyampaikan penawaran, kontrak, pemberitahuan, atau laporan. Di pemerintahan, surat resmi digunakan untuk mengirimkan peraturan, kebijakan, atau surat keputusan. Di lingkungan akademik, lembaga pendidikan menggunakan surat resmi untuk menyampaikan pengumuman atau korespondensi penting.

Selain itu, surat resmi juga memiliki nilai hukum dalam beberapa situasi. Karena itu, dokumen ini sering menjadi bukti tertulis yang sah dalam transaksi bisnis atau perjanjian. Penting untuk mengikuti pedoman dan aturan penulisan surat resmi serta menjaga etika komunikasi saat menggunakannya, untuk memastikan bahwa pesan yang disampaikan secara jelas, tepat, dan profesional.

Tujuan dibuat Surat Resmi

Sumber : Freepik

Surat resmi memiliki sejumlah tujuan utama yang sangat penting dalam berbagai konteks komunikasi formal. Pertama- tama, salah satu tujuan utama surat resmi adalah untuk menyampaikan informasi secara jelas dan tertulis. Dalam bisnis, misalnya, surat resmi digunakan untuk mengirimkan pemberitahuan kepada klien, rekan bisnis, atau pihak lain tentang perkembangan, perubahan, atau tindakan yang harus diambil. Ini membantu dalam mendokumentasikan komunikasi dan memberikan bukti tertulis yang sah.

Kedua, surat resmi sering digunakan untuk menjalin hubungan kerja yang profesional. Ini mencakup penawaran kerja sama, penjelasan mengenai ketentuan kontrak, atau perjanjian bisnis. Melalui surat resmi, pihak- pihak yang terlibat dapat mengklarifikasi tanggung jawab, hak, dan kewajiban mereka, sehingga mengurangi potensi konflik dan kesalahpahaman.

baca juga : bimbel utbk

Selain itu, surat resmi juga digunakan untuk mendokumentasikan keputusan dan tindakan resmi. Dalam konteks pemerintahan, surat resmi digunakan untuk mengumumkan kebijakan baru, mengirimkan surat keputusan, atau menyampaikan instruksi kepada staf atau warga negara. Dokumentasi ini penting dalam menjaga catatan hukum dan memberikan referensi bagi kebijakan dan tindakan selanjutnya.

Terakhir, surat resmi bisa menjadi sarana untuk meminta atau memberikan saran, dukungan, atau pernyataan resmi. Misalnya, dalam surat kepada pejabat pemerintah, warga negara dapat menyampaikan pendapat mereka tentang isu- isu publik atau mengajukan permohonan kepada pihak berwenang. Sebaliknya, pejabat pemerintah dapat menggunakan surat resmi untuk memberikan dukungan atau tanggapan terhadap isu- isu masyarakat.

Secara keseluruhan, surat resmi adalah alat komunikasi formal yang penting untuk menjaga efektivitas, dokumentasi, dan profesionalisme dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk bisnis, pemerintahan, dan sektor- sektor lainnya.

Struktur Surat Resmi

Sumber : Freepik

Struktur surat resmi memiliki format tertentu yang biasanya diikuti untuk menjaga keselarasan dan tampilan yang formal. Berikut adalah komponen utama yang biasanya ada dalam surat resmi:

1. Kepala Surat:

    - Nama atau logo perusahaan, organisasi, atau lembaga pengirim.
    - Alamat lengkap pengirim, termasuk alamat jalan, kota, kode pos, dan informasi kontak lainnya.
    - Nomor telepon, faks, dan alamat surel pengirim.

2. Tanggal:

    - Tanggal penulisan surat. Biasanya ditulis di atas kepala surat atau di bagian kanan atas.

3. Alamat Penerima:

    - Nama dan jabatan penerima surat.
    - Alamat lengkap penerima, termasuk alamat jalan, kota, kode pos, dan informasi kontak lainnya.

4. Salam Pembuka:

    - Kalimat pembuka yang sopan, seperti "Kepada Yth." (Kepada Yang Terhormat).

5. Isi Surat:

    - Bagian utama surat yang berisi pesan atau informasi yang hendak disampaikan. Isi surat harus jelas, terstruktur, dan berfokus pada tujuan komunikasi.

6. Paragraf:

    - Isi surat biasanya diorganisir dalam paragraf yang terpisah untuk memudahkan pembaca dalam memahami pesan yang disampaikan.

7. Lampiran (Opsional):

    - Jika surat memiliki lampiran, seperti dokumen, laporan, atau kontrak, lampiran ini disebutkan dalam surat dan dicantumkan di akhir surat.

8. Salam Penutup:

    - Kalimat penutup yang sopan, seperti "Hormat kami" atau "Salam hormat."

9. Tanda Tangan:

    - Tanda tangan pengirim atau pejabat yang berwenang.

10. Nama Pengirim:

    - Nama lengkap pengirim, jabatan, dan informasi kontak lainnya.

11. Inisial atau Penyalinan (CC):

    - Jika surat ini juga disalin kepada pihak lain, inisial atau penyalinan disertakan di bagian akhir surat.

Itu adalah struktur umum yang dapat ditemukan dalam surat resmi. Penting untuk mengikuti format ini dan menjaga bahasa yang sopan dan formal untuk memastikan bahwa pesan disampaikan dengan baik dan profesional dalam konteks komunikasi resmi.

baca juga : bimbel sbmptn

Contoh Soal & Pembahasan

1. Dalam rangka Kegiatan Perkemahan Sabtu Malam Minggu (Persami) yang akan dilaksanakan Pramuka SMP Taruna Bakti pada tanggal 4-5 Juni 2022 di halaman sekolah, kami mohon Bapak/Ibu mengizinkan putra/putrinya untuk mengikuti kegiatan tersebut.
Berdasarkan bahasanya, surat di atas termasuk jenis surat ….

a. Pribadi
b. Dinas
c. Tidak resmi
d. Lamaran kerja

2.Untuk menutup surat dinas dengan efektif, kalimat yang benar adalah …

a. Atas kesediaan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas kesediaan Bapak/Ibu, kami haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
c. Atas kesediaan Bapak-Bapak dan Ibu-Ibu semua, kami ucapkan terima kasih.
d. Atas kesediaan para Bapak dan Ibu semua, kami ucapkan banyak terima kasih.

3. Berikut adalah bagian surat resmi yang tidak ada dalam surat lamaran pekerjaan...

a. Tanggal surat
b. Nomor surat
c. Tanda tangan penulis surat
d. Perihal dan lampiran

4. Berikut yang termasuk surat pribadi resmi adalah...

a. Surat niaga
b. Surat permohonan izin tidak masuk sekolah
c. Surat kepada ibu
d. Surat pengembalian barang

5. Berikut ini pernyataan yang tepat terhadap surat dinas, kecuali...

a. Surat dinas merupakan surat resmi.
b. Surat dinas mencantumkan tanggal penulisan surat.
c. Surat dinas mencantumkan tempat penulisan surat.
d. Surat dinas dibuat oleh instansi atau organisasi.

baca juga : les privat snbt

Jadi, apa lagi yang ditunggu? Hubungi kami segera di line telepon (021) 77844897 atau kamu juga bisa menghubungi kami via 085810779967. Atau klik www.latiseducation.com untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

Sampai ketemu di Latis Education

Referensi :

1. viva.co.id

2. liputan6.com